Reglement

Reglement verhuur gebouwen en ruimten MFC Klarenbeek

Begrippen:

MFC                             :  Multifunctioneel Centrum Klarenbeek

Accommodatie          :  een verhuurbare ruimte of een deel van een ruimte in het MFC waar een evenement kan worden gehouden

Beheerder                   :  een door het Stichtingsbestuur aangesteld natuurlijk persoon die verantwoordelijk is voor het gebruik en beheer van het MFC

SCK                              :    Sportclub Klarenbeek

Verhuuradministratie :  de Beheerder of zijn/haar gemachtigden

 

Artikel 1 gebruiksvergunningen

MFC complex

  1. De gebruiksvergunning dekt het gebruik van volgens het bestemmingsplan toegestane activiteiten in:
    1. de multifunctionele zaal tot maximaal de gelijktijdige aanwezigheid van 300 personen,
    2. de sporthal tot maximaal de gelijktijdige aanwezigheid van 549 personen, (inclusief 213 personen publiek op de tribune),
    3. de horeca-ruimte tot maximaal de gelijktijdige aanwezigheid van 100 personen (inclusief publiek).
    4. De vergaderruimtes tot maximaal de gelijktijdige aanwezigheid van 28 tot 34 personen. 
  2. De huurder is en blijft eindverantwoordelijkheid voor de aanvraag van een evenementenvergunning of de melding van een evenement.
  3. Waar dat uit wet- en/of (andere) regelgeving voortvloeit, vraagt de Beheerder, in samenspraak met de verhuurder, namens de Stichting een evenementenvergunning aan, dan wel doet de Beheerder een evenementenmelding.

 

Artikel 2 looptijden seizoen

Een seizoen loopt van 1 augustus van enig jaar tot en met 31 juli van het daarop volgende jaar.

 

Artikel 3 tarieven

Het bestuur stelt jaarlijks de huurtarieven vast, maakt daarbij onderscheid tussen niet-commerciële en commerciële tarieven en vermeldt de vastgestelde tarieven

  1. op de aanvraagformulieren,
  2. op de website van de Stichting,

De tarieven worden exclusief BTW gepubliceerd. Het BTW percentage (Hoog of Laag) houdt verband met het karakter van de geboekt accommodatie. Als die accommodatie (Sporthal, buitenaccomodaties) alleen voor sportactiviteiten gebruikt kan worden, dan is het BTW tarief LAAG, anders HOOG.

 

Artikel 4 aanvraagformulier

Een aanvraag om huur voor een seizoen dient via het daarvoor beschikbare gestelde formulier ingediend te worden.

 

Artikel 5 vereisten aanvraag

  1. Een aanvraag om huur voor een seizoen dient ingediend te worden bij de Beheerder voor de op dat formulier opgenomen datum.
  2. Een aanvraag om huur bevat het gebouw en/of de (zaal)ruimtes waarvoor de aanvraag geldt.
  3. Een aanvraag om huur bevat de naam van één of meer personen, die verantwoordelijk zijn voor een behoorlijke naleving van de toepassing zijnde bepalingen. Voor scholen gaan wij er vanuit, tenzij anders vermeld, dat de begeleidende leerkracht verantwoordelijk is.

 

Artikel 6 seizoen inroostering algemeen

  1. De verhuuradministratie stelt aan de hand van alle aanvragen voor seizoengebruik een rooster per accommodatie op.
  2. Bij de inroostering voor het seizoen gelden in volgorde de volgende uitgangspunten:
    1. de beschikbare capaciteit,
    2. de voor de geldende datum ingediende aanvragen worden op basis van gelijkwaardigheid afgedaan,
    3. een aanvrager krijgt in eerste instantie niet meer uren per accommodatie toegewezen dan het aantal feitelijk gebruikte uren in het lopende, c.q. voorbije seizoen,
    4. extra benodigde uren, boven het aantal bedoeld onder c, worden naar evenredigheid van het totaal benodigde en beschikbare aantal uren toegewezen,
    5. de aanvragen die na de geldende datum zijn ontvangen worden op volgorde van binnenkomst afgedaan voor zover er nog ruimte beschikbaar is.
  3. De Beheerder stelt het seizoenrooster per accommodatie vast zodra alle beschikbare ruimten per accommodatie zijn ingeroosterd en/of alle aanvragen voor het seizoenrooster zijn afgewerkt.
  4. Na de vaststelling van het seizoenrooster geeft de Beheerder alle aanvragers antwoord op hun aanvraag/aanvragen. Bij een toewijzing vermeldt hij daarbij de verschuldigde huur. De seizoen inroostering is hierbij definitief en er is geen annulering meer mogelijk.
  5. Na de verzending van alle antwoordbrieven als bedoeld in lid 4 kunnen potentiële huurders via de website rechtstreeks in het verhuursysteem aanvullend opties tot huur plaatsen.
  6. De verhuuradministratie zet die aanvragen, afhankelijk van de beschikbaarheid van ruimte en de verdraagzaamheid met andere activiteiten in de zelfde accommodatie/het complex, zo spoedig mogelijk om in een definitieve reservering.

 

Artikel 7 inroostering sporthal

De volgende op Artikel 6 aanvullende uitgangspunten gelden:

  1. Aanvragen van verenigingen gaan voor op aanvragen buiten verenigingen om.
  2. Aanvragen voor aaneen gesloten tijden/perioden gaan voor aanvragen voor gebroken tijden/perioden (lang voor kort).
  3. Aanvragen voor jeugd(teams) gaan op maandag tot en met vrijdag tot 20.00 uur voor op aanvragen voor senioren(teams).
  4. Aanvragen voor sporten met groepen die qua grootte moeten voldoen aan landelijke regels van sportbonden (vijftal, zestal, etc.) gaan voor aanvragen voor sporten met groepen waarvoor geen landelijke richtlijnen gelden en ook voor individueel sporten.
  5. Aanvragen voor sporten met groepen worden toegewezen op basis van het aantal deelnemende sporters, waarbij de groep met het meeste aantal sporters voorrang heeft.
  6. Voor groepen geldt tevens als afweegcriterium de via steekproeven van de beheerder vastgestelde feitelijke grootte van sportende groepen ten opzichte van de gegevens in de aanvraag, en wel in die zin dat overbezetting tot meer en onderbezetting tot minder uren kan leiden bij de volgende aanvraag.

 

Artikel 8 annuleren huuraanvraag

  1. De aanvrager die een toegewezen verzoek om huur wil annuleren, dient dat minimaal 60 kalenderdagen voor de begintijd van de huurperiode aan te geven bij de verhuuradministratie.
  2. Seizoensinroostering volgens Artikel 6 kan niet worden geannuleerd.
  3. De verhuuradministratie stuurt de aanvrager die heeft voldaan aan het gestelde in het vorige lid een bevestiging en geeft daarin aan dat geen huur is verschuldigd over de toegekende huurperiode.
  4. De aanvrager die minimaal 30 kalenderdagen voor de begintijd van de huurperiode aangeeft dat hij wil annuleren, blijft betaling plichtig voor 50% van de verschuldigde huur.
  5. De aanvrager die annuleert binnen 30 dagen voor de begintijd van de huurperiode, blijft de totale huur verschuldigd.
  6. De verhuuradministratie stelt aanvrager schriftelijk op de hoogte van de situaties als bedoeld in de leden 3 en 4.

 

Artikel 9 bijzondere situaties

Het bestuur van de Stichting behoudt zich het recht voor om in bijzondere gevallen één of meer bepalingen van dit reglement niet van toepassing te verklaren.

 

 

Klarenbeek, april 2016